Fai fatica ad assumere le persone giuste e a fidelizzarle?
Spesso è facile essere portati a colpevolizzare la struttura o le modalità del processo di recruiting, ma cosa succede se ci accorgiamo che è già stato fatto tutto il possibile e nel modo corretto? Quando, nonostante ciò, la retention rimane un aspetto problematico, la cura del tuo processo di onboarding potrebbe rappresentare il tassello mancante.
Se nella tua organizzazione l’onboarding rappresenta più un esercizio di pura burocrazia, è il momento di ripensarne il ruolo. Le ricerche dimostrano infatti che le aziende con un processo strutturato di onboarding registrano tassi di retention più alti del 50% rispetto a quelle che non lo hanno.
Oltre alla retention, un programma di onboarding ben progettato aumenta la produttività, l’engagement e la soddisfazione generale sul lavoro. In questo articolo, ti guideremo attraverso le cinque best practice per trasformare l’onboarding in un vantaggio strategico.
Che cos’è l’onboarding?
L’onboarding serve a far comprendere alle nuove persone come è strutturata e organizzata la tua azienda.
Un programma di onboarding ben progettato fornisce ai nuovi arrivati tutte le conoscenze, il supporto e gli strumenti di cui hanno bisogno per iniziare al meglio nella nuova realtà, a partire dalla corretta condivisione della cultura e delle policy aziendali passando attraverso la conoscenza delle figure chiave in ambito formativo.
L’onboarding è un po’ diverso dall’orientamento, sebbene quest’ultimo faccia parte del processo d’inserimento: mentre l’orientamento è legato all’introduzione iniziale della nuova persona e alle regole base da rispettare, l’onboarding ha una visione a più lungo termine, e comprende aspetti come la formazione specifica per il ruolo, mentoring continuo e l’integrazione nella cultura aziendale.
I benefici di un onboarding efficace
Un programma strutturato di onboarding non si limita ad accogliere i nuovi assunti e a dotarli dei corretti strumenti, ma si concentrerà sul rafforzamento della loro fiducia, sull’aumento della produttività, sulla soddisfazione lavorativa e sull’engagement a lungo termine.
Questo aiuta ad affrontare le sfide legate alla retention e ai tassi di turnover, assicurando che tutti comprendano e possano lavorare verso gli obiettivi aziendali.
Ma quali sono i benefici nel dettaglio?
Maggiore engagement e soddisfazione lavorativa: perché iniziare un nuovo lavoro può essere scoraggiante
Un onboarding efficace fa sentire i nuovi assunti accolti e valorizzati, contribuendo a rafforzare la loro fiducia e a motivarli. Inoltre, assicura che fin dall’inizio ci sia un allineamento reciproco su aspettative e obiettivi, garantendo che ciascuno abbia chiari quali sono gli step al fine di crescere nel proprio ruolo. Favorisce anche una mentalità aperta al feedback continuo e al dialogo, soprattutto nell’ambito di percorsi di mentoring e sviluppo professionale.
Migliori performance e produttività
L’avvio in un nuovo ruolo comporta una fase di apprendimento: un processo di onboarding strutturato consente ai nuovi assunti di integrarsi rapidamente e di essere operativi fin da subito, contribuendo ad accrescere l’efficienza dell’organizzazione.
Non si tratta solo di fornire job description e mappatura delle responsabilità. Servono percorsi di formazione mirati e strumenti concreti che permettano alle risorse di mettersi al passo velocemente ed efficacemente.
Cultura aziendale più solida e tassi di turnover più bassi
Un corretto processo di onboarding aiuta a veicolare la cultura aziendale fin dal primo giorno, aiutando i nuovi assunti a comprendere i valori, la mission e gli obiettivi dell’organizzazione.
L’obiettivo è ridurre il turnover iniziale rafforzando subito il senso di appartenenza.
5 Best Practice per un processo di onboarding di successo
Pronto a semplificare il tuo processo di onboarding per garantire risultati duraturi? Di seguito, 5 best practices da implementare per strutturare un processo che acceleri l’integrazione e generi performance sostenibili sin dalle prime settimane.
1. Inizia subito – avvia il preboarding
Un processo di onboarding efficace inizia ancora prima che le persone siano effettivamente in azienda.
Non appena un candidato accetta l’offerta, puoi avviare il processo di preboarding: una fase strategica che favorisce un’integrazione fluida e consapevole, preparando sia la persona sia l’organizzazione all’ingresso in azienda.
Può essere utile condividere in questa fase una job description dettagliata, in modo che la persona abbia chiaro fin da subito cosa ci si aspetta da lei. È importante includere anche i benefit a cui avrà diritto, così da generare aspettative positive. Inoltre, può essere utile affidare un mentore o un collega di riferimento e metterli in contatto con una comunicazione iniziale.
Dal punto di vista amministrativo, questo è il momento per raccogliere documenti importanti come contratti di lavoro. È anche l’occasione per predisporre gli accessi ai sistemi IT, fornendo login e indirizzo e-mail aziendale.
2. Crea un piano di onboarding standardizzato
La coerenza è fondamentale per l’onboarding e un piano standardizzato garantisce a tutti le stesse opportunità fin dal primo giorno, a prescindere dal ruolo che ricoprono all’interno dell’azienda.
Puoi assicurarne la coerenza sviluppando un kit di onboarding da consegnare ai nuovi assunti, con informazioni aziendali (dalla storia societaria ai luoghi abituali per i pranzi di team), dettagli pratici e policy.
Checklist e timeline strutturate assicurano che ogni nuovo assunto completi tutti gli step. Infine, programmare un incontro individuale con la nuova persona offre l’opportunità di discutere le aspettative reciproche, oltre a definire le tappe fondamentali del processo di formazione.
3. Usa la tecnologia per semplificare l’onboarding
Se tutto questo può sembrare un carico di lavoro consistente la buona notizia è che esistono strumenti per aiutarti. I software HR alleggeriscono la gestione di documenti e programmi di formazione, mentre attività ripetitive come pratiche burocratiche e compliance possono essere gestite attraverso i processi di automazione.
Non dimenticare le persone che lavorano da remoto: le strategie di onboarding virtuale saranno fondamentali, potrebbero includere formazione e mentorship online e colloqui virtuali.
4. Promuovi una cultura aziendale solida
Abbiamo già parlato dei benefici dell’onboarding sulla cultura aziendale, in cui l’aspetto comunicativo è la chiave. Utilizza l’onboarding per illustrare chiaramente valori e mission, e valuta anche l’opportunità di organizzare un incontro con il top management per rafforzare il supporto della leadership.
Per favorire una cultura aziendale accogliente, è importante considerare come dare il benvenuto a tutti nel loro nuovo team.
Investire nella fase iniziale aiuterà anche le persone già presenti a conoscere meglio il nuovo collega e a rafforzare la coesione sociale del team: le amicizie sul lavoro e l’integrazione sociale sono cruciali per aumentare il morale e collaborazione, favorendo il senso di appartenenza.
Le persone ben integrate sono più propense a sperimentare una soddisfazione lavorativa e un sentimento di lealtà aziendale. Puoi incoraggiare queste connessioni con attività di team building, mentorship e momenti sociali regolari.
5. Fornisci supporto e formazione continui
Un processo di onboarding efficace non si conclude dopo i primi giorni: è un percorso a lungo termine. Il primo giorno si illustrano il programma di formazione e sviluppo e le opportunità di mentorship o coaching.
Dare una struttura al supporto e alla formazione aiuta a formalizzare ciò che l’azienda offre, garantendo equità per tutti. È possibile suddividere l’onboarding nelle seguenti fasi:
- Primi 30 giorni: aiutare le persone a stabilizzarsi, chiarire il ruolo e fornire i feedback iniziali
- 30-60 giorni: consolidare le conoscenze, avviare le prime valutazioni di performance e sviluppare le competenze acquisite
- 60-90 giorni e oltre: con la persona ormai inserita, concentrarsi sulla crescita di carriera a lungo termine e, se appropriato, su percorsi di leadership o promozione
Misurare il successo del processo di onboarding
Ogni nuova strategia richiede una misurazione attenta, e l’onboarding non fa eccezione. Come capiamo se siamo sulla strada giusta?
Dal punto di vista quantitativo, le metriche chiave sono:
- Tempo impiegato per raggiungere un determinato livello di produttività
- Tassi di retention
- Soddisfazione delle persone
Le misurazioni qualitative sono altrettanto utili: raccogli feedback e testimonianze per migliorare ulteriormente il processo.
É possibile farlo tramite moduli anonimi online, survey a intervalli regolari (allineati alle 3 fasi sopra) o colloqui individuali che incoraggino il dialogo aperto e forniscano spunti più approfonditi. Questa modalità facilita anche il processo di feedback.
Perfeziona il tuo processo di onboarding: i prossimi passi
Un processo di onboarding ben strutturato garantisce un inserimento rapido ed efficace delle nuove risorse. La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nel permettere ai nuovi assunti di partire con il piede giusto.
Le soluzioni Thomas sono progettate per valorizzare i talenti e ridurre il rischio di perderli a causa di un processo di onboarding poco strutturato. Basata su metodologie di people assessment scientificamente validate, ti aiuta a sviluppare un’esperienza di onboarding efficace e su misura per ogni persona, in base a ciò che funziona per loro, per il tuo team e per la tua cultura aziendale.
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